Với xu thế chuyển đổi số , mặc dù nhu cầu in ấn đã suy giảm nhưng nhu cầu quản lý in ấn của doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn là yêu cầu cấp thiết cần quản lý nhằm tối ưu chi phí vận hành doanh nghiệp. Với kinh nghiệm triển khai hệ thống quản lý in ấn tập trung cho các doanh nghiệp như các tổ chức ngân hàng hay các tập đoàn lớn sẽ giúp giảm từ 30%-40% tổng chi phí toàn bộ hệ thống in ấn, giảm thiểu thời gian xử lý lỗi in/ấn khi máy in bị lỗi hoặc thất thoát thông tin quan trọng trong quá trình nhận bản in. Đặc biệt, Chuyển đổi từ mô hình quản lý thiết bị thụ động sang chủ động theo thời gian thực.
Các vấn đề của hệ thống in ấn cho Doanh nghiệp vừa và lớn
Trung bình ước tính tổng công suất in ấn hàng tháng của doanh nghiệp cỡ vừa :
Trung bình 100,000 trang giấy , 50% 02 mặt tương đương khoảng 200,000 trang in ~ ước tính : 20,000,000 VNĐ / tháng.
Sử dụng nhiều loại máy in .
03 Máy đa chức năng A3, 40 máy in A4, 4 Máy in màu
Vật tư thay thế
Sử dụng hầu hết là vật tư tiêu hao không tương thích và mực bơm/ không chính hãng. Không quản lý được lịch sử thay thế các bộ phận máy móc, xảy ra lỗi mới xử lý sửa chữa.
Chất lượng bản in chưa cao
Vấn đề chất lượng bản in không đảm bảo do quản lý bảo trì bảo dưỡng không theo tiêu chuẩn về quản lý bảo dưỡng thiết bị.
ĐỐI VỚI NGƯỜI DÙNG :
ĐỐI VỚI NGƯỜI QUẢN LÝ HỆ THỐNG:
- Về Tài chính: Khó khăn cho việc dự trù kinh phí cho phần in ấn.
- Về việc mua hàng: Khó khăn cho việc tìm kiếm mã hàng vì máy có thể hư bất kỳ linh kiện gì.
- Về việc hỗ trợ người dùng: Khó khăn trong việc quản lý thiết bị, thay thế mực in, dự đoán lỗi máy hay hỗ trợ người dùng.
- Về hệ thống IT : Phức tạp trong quá trình triển khai hệ thông in ấn tập trung do cần hạ tầng máy chủ quản lý.
Xây dựng giải pháp quản lý in ấn tập trung- Printing Management System.
Với những khó khăn nêu trên, Giải pháp doanh nghiệp cần Sử dụng giải pháp in ấn tập trung theo mô hình máy chủ doanh nghiệp (on-Premise) hoặc đám mây (Cloud) là lời giải cho những bài toán quản lý tối ưu với nhưng ưu điểm như sau:
1. Xây dựng hệ thống quản lý in ấn đồng nhất thiết bị trên toàn hệ thống dễ dàng quản lý tình trạng máy in trên toàn hệ thống theo thời gian thực. Tối ưu hóa công suất đối với những khu vực cần in ấn số lượng lớn.
2. Giám sát được số lượng in ấn theo phòng ban / bộ phận / Chi Nhánh ... vì bất cứ lệnh in/scan nào cũng được lưu trữ thông qua máy chủ quản lý in ấn tập trung, dễ dàng hoạch định chi phí khi có nhu cầu phát sinh không phụ thuộc vào vị trí đặt máy in.
3. Quản lý được chủng loại thiết bị , lịch sử /thời gian sử dụng /thay thế các thành phần hao mòn nếu kết hợp sử dụng hệ thống quản lý thiết bị tập trung ( Devices Management) theo thời gian sử dụng đảm bảo tính sẵn sàng cũng như chất lượng bản in.
Hỗ trợ xác thực người dùng khi thực hiện In ấn
- Tăng khả năng trình diện danh tính thông qua xác thực thẻ hoặc mã PIN…tích hợp với User hệ thống LDAP, hoặc Window Active Directory (AD) hoặc qua Azure Active Directory (Azure AD).
- Thu thập nhật ký sử dụng thiết bị cho mỗi nhân viên.
- Kiểm soát quyền của từng người dùng (in/sao chép/scan/fax) để bảo mật và quản lý chi phí tốt hơn.
- Tập trung danh sách xác thực người dùng cho nhiều thiết bị trong đám mây.
- Với tính năng này, người dùng có thể xác thực và tiếp cận bất kỳ máy in đa chức năng nào trong văn phòng để thực hiện lệnh in của họ một cách bảo mật an toàn vì chỉ có người thực hiện in mới lấy được các bản in tài liệu.
- Người dùng cũng có thể gửi lệnh in từ thiết bị di động đến hàng đợi in trên hệ thống quản trị.
Giảm thiểu lãng phí từ các bản in hỏng .
Quét và Lưu trữ/gửi bản quét tài liệu
- Đơn giản hóa việc in & quét cho người dùng thiết bị di động.
- Quét (Scan) & số hóa tài liệu của bạn sang các kho lưu trữ đám mây được hỗ trợ khác nhau bao gồm: One Drive, Box, Google Drive, Dropbox, SharePoint,..
- Cải thiện năng suất mà không ảnh hưởng đến quyền riêng tư.
Lập báo cáo sử dụng in ấn và Quản trị thiết bị dễ dàng
- Biết trạng thái in của phòng ban/tổ chức với báo cáo sử dụng. Nhanh chóng chọn lọc thông tin bạn cần để đưa ra quyết định.
- Xem chi tiết hoạt động - chẳng hạn như số bản in màu so với đen trắng - theo người dùng, bộ phận hoặc thiết bị đã xác thực.
- Báo cáo có thể được tạo tự động với chức năng lên lịch.
- Theo dõi hoạt động để tiết kiệm chi phí và tài nguyên môi trường một cách dễ dàng.
Lợi ích khi áp dụng hệ thống :
Chúng tôi với kinh nghiệm triển khai giải pháp in ấn của các hãng in ấn nổi tiếng như:
- Giải pháp hãng Ricoh - StreamlineNX / Ricoh Printing Management Cloud (RPMC),
- Giải pháp hãng Kofax Control Suite : Doanh nghiệp sử dụng đa chủng loại máy in
- Giải pháp PaperCut áp dụng cho các trường đại học,
Công ty chúng tôi hỗ trợ tư vấn, triển khai và vận hành dự án quản lý in ấn đòi hỏi xây dựng đồng bộ hạ tầng CNTT máy chủ, hạ tầng băng thông mạng và vị trí máy in theo nhu cầu khách hàng đảm bảo thành công với chi phí và giá thành hợp lý.
Mọi chi tiết xin liên hệ : info@songphatefs.com.vn
Triển khai Giải pháp in ấn tập trung - Tối ưu chi phí và An toàn thông tin