Mengali Accountancy, một công ty kế toán nhỏ ở Bắc California, đã triển khai DocuWare để hợp lý hóa các quy trình làm việc của họ và trở thành một văn phòng không cần giấy tờ
Có trụ sở tại Bắc California, Công ty Kế toán Mengali cung cấp kiến thức chuyên môn về các dịch vụ kế toán, tài chính, quản lý tiền và thuế. Công ty hoạt động như một bộ phận kế toán bên ngoài cho khách hàng của mình.
Văn phòng không cần giấy tờ với quy trình làm việc nhanh hơn
Năm 2020, công ty kế toán đã triển khai DocuWare. Mục tiêu của họ là không cần giấy tờ và cung cấp cho khách hàng của họ dịch vụ ở mức độ cao hơn. Các tài liệu đến được nhận qua thư, sau đó được quét và lập chỉ mục trong DocuWare. Sử dụng tem điện tử, các tài liệu được định tuyến thông qua quy trình làm việc được xác định trước, tăng tốc quy trình làm việc và loại bỏ các nhiệm vụ thông thường là nộp và lọc lại tài liệu giấy.
Họ có thể phân chia khối lượng công việc của mình theo nhiệm vụ và khách hàng và kết hợp chúng với bộ kỹ năng của từng nhân viên. Công ty đã có thể chỉ định các quy trình giao dịch cơ bản cho nhân viên cấp thấp, do đó giải phóng các kế toán cấp cao để giải quyết các nhiệm vụ phức tạp hơn.
Kết nối liền mạch và quy trình làm việc minh bạch giữa công ty và khách hàng.
Công ty kế toán có tư duy tiến bộ này đã sớm sẵn sàng đưa việc sử dụng công nghệ của mình lên một tầm cao mới bằng cách cung cấp cho khách hàng quyền truy cập có kiểm soát vào hệ thống DocuWare của họ. Mengali đã triển khai DocuWare Web Client cho phép người dùng (máy khách) được ủy quyền truy cập thông tin trực tuyến liền mạch mà không cần duy trì cài đặt DocuWare trên PC cục bộ. Ngày nay, khách hàng của họ đăng nhập vào DocuWare từ bất kỳ vị trí nào bằng Trình duyệt web.
Kiểm toán ít đau đớn hơn
Kiểm toán hiện được thực hiện từ xa. Công ty chỉ cần thiết lập cho mỗi kiểm toán viên một thông tin đăng nhập an toàn cho phép chỉ truy cập vào các tài liệu họ cần xem xét. “Khi nói đến kiểm toán, DocuWare đã tiết kiệm cho công ty của tôi hàng trăm giờ trước đây để lấy tài liệu. Mengali cho biết sự căng thẳng liên quan đến các cuộc kiểm toán hiện đã ở phía sau chúng ta.
Các quy trình tự động tiết kiệm thời gian làm việc và cung cấp khả năng xử lý thêm 66% tài liệu
Việc triển khai một cổng thông tin tự phục vụ cho khách hàng của chúng tôi đã giúp chúng tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian. Đó là một lợi ích mà tôi không lường trước được, nhưng là một lợi ích cho phép chúng tôi sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực và phát triển doanh nghiệp của mình.
Chủ tịch Renee Mengali
Mengali Accountancy muốn tiếp tục cải thiện nhiều quy trình công việc hơn nữa và thêm một lớp bảo vệ chống gian lận khác cho khách hàng của họ. Để làm được điều này, họ cần thêm các tiêu chí lập chỉ mục bổ sung cho các tài liệu mới và hiện có trong DocuWare.
Dịch vụ lập chỉ mục thông minh của DocuWare tự động tìm kiếm từng tài liệu để tìm các thuật ngữ lập chỉ mục có liên quan và đưa ra các đề xuất. Điều phối viên DocuWare của công ty xác nhận nhãn được đề xuất hoặc cải thiện nó bằng cách nhấp vào thông tin sẽ được lập chỉ mục. Sử dụng phản hồi này, hệ thống sẽ học cách nhận dạng các loại tài liệu và lần sau khi một tài liệu tương tự được nhập, các thuật ngữ chỉ mục sẽ được điền tự động.
“Tôi thích cách DocuWare học cách tự động bổ sung thông tin vào các trường chỉ mục của chúng tôi và nếu thiếu thông tin nào đó, tất cả những gì chúng tôi phải làm là nhấp vào thông tin còn thiếu để loại bỏ các lỗi nhập dữ liệu và tăng tốc độ lập chỉ mục. Phần tốt nhất của giải pháp mới là sau khi hệ thống xem hóa đơn một vài lần, việc lập chỉ mục sẽ tự động,”
Suzanne Witherell, Điều phối viên DocuWare cho Kế toán Mengali cho biết.
DocuWare - Giải pháp dành cho công ty kiểm toán/kế toán tài chính