Nhờ quản lý tài liệu hiện đại, Ngân hàng có thể truy cập trực tiếp vào tất cả các hồ sơ khách hàng cá nhân hay doanh nghiệp được lưu trữ từ bên trong chương trình ngân hàng cốt lõi của mình. Ngoài việc giảm chi phí, ngân hàng / công ty tài chính còn được hưởng lợi từ việc gia tăng mức độ hài lòng của khách hàng.
Một hệ thống Quản lý tài liệu điện tử (DMS) hay phát triển hơn là quản lý nội dung số (Content Services) được sử dụng trên toàn hệ thống ngân hàng với nhiều chi nhánh để lưu trữ hiệu quả tất cả các thông tin giao dịch và hồ sơ khách hàng
Trước khi sử dụng hệ thống DMS, mỗi chi nhánh có kho lưu trữ giấy tờ riêng. Do đó, nhân viên chăm sóc khách hàng tại quầy thường không biết giấy tờ nào của khách hàng đã có sẵn và giấy tờ nào còn cần thiết để yêu cầu làm giấy tờ mới. Ví dụ: khi ai đó đăng ký vay tiền, cần có bảng lương, cùng với thông tin tài sản thế chấp, chẳng hạn như hồ sơ cá nhân. Một số trong số này đã có sẵn nhưng được lưu trữ ở một chi nhánh khác. Do đó, khách hàng thường được hỏi nhiều lần về cùng một thông tin hoặc các tài liệu phải được yêu cầu từ bên ngoài. Xét rằng Ngân hàng thực hiện hàng trăm giao dịch mỗi ngày, điều này luôn dẫn đến một số loại chậm trễ. Một thách thức khác xảy ra khi phê duyệt tài liệu giữa các phòng ban. Hợp đồng và ứng dụng được xem xét bởi các phòng ban khác nhau. Việc chuyển đổi xung quanh các tài liệu giấy,
" " Chúng tôi không còn mất thời gian tìm kiếm vì DocuWare liệt kê gọn gàng tất cả các tài liệu cho mỗi giao dịch. Các quyết định được đưa ra nhanh hơn, các quy trình được hoàn thành nhanh hơn. Đối với chúng tôi với tư cách là một ngân hàng, điều này có nghĩa là chi phí cho mỗi giao dịch thấp hơn; đối với khách hàng của chúng tôi, có nghĩa là sự hài lòng lớn hơn."
DMS song hành với giải pháp ngân hàng lõi
Các ngân hàng bắt đầu tìm kiếm một giải pháp và cuối cùng đã chọn DocuWare: Hai lý do chính để chọn DocuWare là kết nối liền mạch của nó với hệ thống ngân hàng lõi, cũng như kinh nghiệm của Đối tác DocuWare được ủy quyền tại địa phương. Ngoài ra, việc đào tạo cần thiết cho nhân viên là rất ít: Vì nhân viên ngân hàng chỉ cần truy cập DocuWare qua giao diện tích hợp, nên họ có thể làm việc ngay từ đầu với cùng một hệ thống ngân hàng lõi mà họ hiểu rõ nhất.
Khi các tài liệu cụ thể được sử dụng cho một giao dịch, chẳng hạn như mở tài khoản mới, giải pháp chỉ cần thêm mã vạch dành riêng cho khách hàng khi in chúng ra. Sau khi mọi thứ được ký kết, chúng được quét. DocuWare sử dụng mã vạch để nhận dạng khách hàng và các thuật ngữ chỉ mục khác và lưu trữ các tài liệu cùng nhau theo cách hoàn toàn tự động. Nếu sau đó khách hàng quyết định mua thêm các sản phẩm tài chính, nhân viên dịch vụ khách hàng có thể xác định những tài liệu bổ sung nào có thể vẫn cần thiết.
Sự cùng tồn tại của các hệ thống là rất quan trọng: một mặt, ngân hàng lõi hiển thị danh sách các tài liệu cần thiết và mặt khác, nhân viên xem các tài liệu hiện có được lưu trữ trong DocuWare – tất cả đều ở trong cùng một giao diện thân thiện. Việc phối hợp phê duyệt giữa các bộ phận ngày nay cũng dễ dàng hơn nhiều vì tất cả các tài liệu liên quan đến khách hàng bất kể nguồn gốc của chúng đều được lưu trữ và cung cấp cho tất cả nhân viên được ủy quyền. Tài liệu cũng có thể được truy cập thông qua giao diện DocuWare, nơi có thể tìm kiếm cụ thể hơn - bằng cả tiếng Anh và 16 loại ngôn ngữ khác.
Xây dựng tủ " Hồ sơ kỹ thuật số " tăng tốc quy trình làm việc
Bên cạnh thời gian tiết kiệm được trong việc nộp đơn và tìm kiếm, tác động chính có thể được nhìn thấy trong các quy trình kinh doanh tổng thể của toàn hệ thống ngân hàng. Đây là lợi ích chính của giải pháp: không còn mất thời gian tìm kiếm thông tin, bởi vì DocuWare liệt kê gọn gàng tất cả các bản ghi cho mỗi giao dịch. DocuWare cũng giúp ngân hàng dễ dàng đáp ứng tất cả các quy định nghiêm ngặt về bảo vệ dữ liệu và cập nhật các bản sửa đổi. Chương trình ngân hàng lõi ghi lại từng giao dịch bằng một ID cụ thể, ID này sau đó sẽ được DocuWare sử dụng để xác định quyền truy cập đối với tất cả các tài liệu. Nếu khách hàng đưa ra yêu cầu giao dịch, các tài liệu được liên kết sẽ được tổng hợp chỉ bằng một nút bấm và chuyển cho khách hàng dưới dạng bản sao.
Xem thêm : Chi tiết về giải pháp DocuWare.
DocuWare - Giải pháp quản lý hồ sơ giao dịch điện tử cho ngành ngân hàng tài chính