Trong thời kỳ phát triển chuyển đối số doanh nghiệp, việc thay thế các qui trình yêu cầu phê duyệt thủ công, biểu mẫu giấy tờ thành các biểu mẫu điện tử của tất cả các phòng ban bộ phận của doanh nghiệp đã trở thành nhu cầu cấp thiết. Doanh nghiệp sẽ xây dựng các biểu mẫu điện tử kết hợp các qui trình phê duyệt sẽ xây dựng hệ thống doanh nghiệp không giấy tờ (Paperless office) và tự động hóa văn phòng ( Office Automation) từ các qui trình của bộ phận CNTT, bộ phận kế toán hay bộ phận hành chính nhân sự,... Yêu cầu chuyển đổi hàng trăm qui trình thủ tục nội bộ giấy tờ, tuân thủ các tiêu chuẩn ISO về quản lý thông tin, yêu cầu phải sử dụng công cụ dễ dàng trong thiết kế, xây dựng và cho phép thống kê báo cáo dễ dàng.
Lời giải cho vấn đề cấp thiết nêu trên là Xây dựng chuẩn hóa sử dụng biểu mẫu điện tử cho doanh nghiệp.
Việc thu thập thông tin chính xác, có cấu trúc là bắt buộc đối với các quy trình cốt lõi của doanh nghiệp. Nhưng làm điều đó một cách hiệu quả có nghĩa là loại bỏ chữ viết tay trên các biểu mẫu giấy, tệp PDF không bao giờ hoạt động bình thường và mục nhập dữ liệu thủ công dễ bị lỗi.
Các biểu mẫu web hiện đại đơn giản hóa, cải thiện và tăng tốc thu thập dữ liệu. Chúng không chỉ có sẵn ngay lập tức cho bất kỳ ai trên bất kỳ thiết bị nào mà các biểu mẫu còn cung cấp cấu trúc cho dữ liệu để có thể sử dụng dữ liệu này để tự động hóa luồng thông tin trong doanh nghiệp.
Một công cụ linh hoạt cho tự động hóa qui trình doanh nghiệp.
Nhờ trình ứng dụng chỉnh sửa trực quan - DocuWare Form, các biểu mẫu mới được tạo dễ dàng và nhanh chóng.
DocuWare Forms cho phép bạn tạo các biểu mẫu dựa trên web linh hoạt, hữu ích mà không cần lập trình. Sử dụng các trường văn bản, hộp kiểm (Check-Box), danh sách thả xuống (Drop-List), Trường lịch ( Calendar) , tệp tải lên và hơn thế nữa để thu thập thông tin chính xác và an toàn. Quyết định các lĩnh vực được yêu cầu.
Song song với định nghĩa biểu mẫu điện tử, hệ thống đồng thời cho phép quản lý các biểu mẫu giấy tờ tương ứng nhằm tuân thủ các yêu cầu về lưu trữ dữ liệu thông tin gốc như thông tin khách hàng hay thông tin giao hàng,hóa đơn...khi kết hợp với qui trình chữ ký số điện tử đảm bảo tính pháp lý. Đây chính là điểm khác biệt của hệ thống DocuWare với các hệ thống tự động hóa qui trình khác.
Khi bạn đã sẵn sàng, hãy lấy URL và chia sẻ nó với mọi người. Tất cả các biểu mẫu đều được bảo mật và tự động tối ưu hóa cho thiết bị di động.
DocuWare Forms cung cấp khả năng kiểm soát thiết kế tự động vị trí đối với trường thông tin, nhãn dữ liệu và hơn thế nữa – tất cả được thiết lập cấu hình thông qua giao diện kéo và thả rất trực quan. Không cần lập trình và không cần hỗ trợ bộ phận lập trình - CNTT.
Kết nối các biểu mẫu và tự động hóa quy trình làm việc
Để tiếp tục đơn giản hóa và tăng tốc quy trình của bạn, hãy kết hợp các biểu mẫu dựa trên web với quy trình công việc kỹ thuật số, trong đó mỗi biểu mẫu được điền sẽ kích hoạt bước tiếp theo trong quy trình. Đây là hai ví dụ:
1. Qui trình mua hàng
Đối với mỗi yêu cầu, người dùng hoàn thành biểu mẫu với thông tin như mô tả hàng hóa, nhà cung cấp, số lượng và chi phí. Sau đó, một tài liệu đặt hàng được tạo và lưu trữ trong DocuWare, nơi nó được định tuyến qua tất cả các bước từ phê duyệt, đặt hàng đến thanh toán. Ngoài phiếu giao hàng và hóa đơn, một tài liệu đặt hàng luôn được chỉ định cho giao dịch.
2. Qui trình Tuyển dụng nhân viên mới
Khi một nhân viên mới gia nhập một tổ chức, một thành viên nhóm nhân sự sẽ hoàn thành một biểu mẫu duy nhất thu thập thông tin của nhân viên. Điều đó kích hoạt các quy trình trong các bộ phận khác. Đặt mua thiết bị văn phòng; CNTT thiết lập một địa chỉ email và truy cập mạng; các nhóm đào tạo đăng ký nhân viên vào các chương trình của họ; biên chế thiết lập một tài khoản mới.
Chuyển đổi số qui trình thủ công thành biểu mẫu điện tử kết hợp số hóa tài liệu :
Đề xuất mô hình chuyển đổi qui trình thủ công thành qui trình điện tử giúp giảm khối lượng giấy tờ và tăng tốc độ xử lý quá trình thanh toán.
Đặc điểm nổi bật của ứng dụng :
Luôn luôn sẵn sàng
Các biểu mẫu đã xuất bản có thể được mở trong bất kỳ trình duyệt.
Hỗ trợ thiết bị di động
Tự động tối ưu hóa các biểu mẫu cho tất cả các thiết bị di động
Dễ dàng tạo biểu mẫu theo yêu cầu
Trình chỉnh sửa thân thiện với người dùng để thiết lập biểu mẫu web mà không cần lập trình
Thiết kế quen thuộc
Các biểu mẫu giấy đã được thiết lập có thể được nhân đôi dưới dạng biểu mẫu điện tử và chuyển đổi dữ liệu.
Lý do để doanh nghiệp áp dụng biểu mẫu điện tử :
Thứ nhất, cơ hội kế thừa và đổi mới
Hiện nay khoảng 60% doanh nghiệp thế giới đã và đang chuyển đổi số. Do đó giải pháp tự động hóa biểu mẫu Auto Form đã và đang được triển khai rộng rãi trên toàn thế giới.
Đó vừa là động lực thúc đẩy các nhà quản trị Việt nhanh chóng bắt tay vào thực hiện công cuộc số hóa văn phòng vừa là cơ hội để chúng ta kế thừa cách triển khai, kinh nghiệm áp dụng từ các doanh nghiệp đã thành công trên thế giới như: Microsoft, Apple, Google, Amazon,…
Từ đó doanh nghiệp có thể vận dụng và đổi mới cách áp dụng biểu mẫu điện tử sao cho phù hợp với bối cảnh của doanh nghiệp.
Thứ hai, cơ hội nội tại trong mô hình doanh nghiệp
Các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ chiếm ⅔ tổng số các doanh nghiệp tại Việt Nam. Đó là một cơ hội tốt để các doanh nghiệp này thực hiện số hóa dữ liệu ngay từ thời điểm mới thành lập hoặc khi còn “trứng nước” bởi sau khi mở rộng quy mô doanh nghiệp sẽ rất khó khăn trong việc chuyển đổi mô hình kinh doanh kỹ thuật số.
Cơ hội nội tại thứ 2, đó là nhân sự Việt Nam đang trong thời kỳ dân số vàng chủ yếu là lao động trẻ có khả năng học hỏi, thích nghi với công nghệ cao. Do đó đây thật sự được coi là thời điểm vàng của chuyển đổi số văn phòng ở nước ta. Theo dự đoán của các nhà kinh tế học, sau năm 2025 dân số Việt Nam có thể không còn trong khung dân số vàng và chuẩn bị bước vào thời kỳ già hóa dân số. Do đó ở thời điểm hiện tại các doanh nghiệp cần khai thác tối đa lợi thế nhân lực này làm bàn đạp chiến thắng cuộc đua chuyển đổi số.
Thứ ba, cơ hội từ chính phủ – bước đệm số hóa văn phòng
Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP toàn bộ các doanh nghiệp phải thực hiện chuyển đổi số hóa đơn đơn giấy sang hóa đơn điện tử trước 1/11/2020. Có thể thấy quyết định này của Chính phủ sẽ là bước đệm để các doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số toàn bộ dữ liệu, biểu mẫu mà không chỉ riêng hóa đơn.
Nhìn chung quy trình số hóa tài liệu tiến tới số hóa văn phòng chỉ còn phụ thuộc vào yếu tố thời gian. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp thực hiện sớm sẽ chiếm được nhiều lợi thế hơn trong tương lai và tránh tình trạng tụt hậu quá xa so với thế giới.
Xem thêm chi tiết về Giải pháp DocuWare
DocuWare- Giải pháp tự động hóa Qui trình - chuẩn hóa biểu mẫu điện tử cho doanh nghiệp